18 livrables, et le contrôle de chacun
La comptabilité est le seul service que l'on paie douze mois sans jamais le voir. On reçoit une liasse au printemps et on suppose que le reste a été fait. Voici la liste de ce qui doit être produit, mois par mois, avec pour chaque ligne le document que vous pouvez réclamer et le contrôle que vous pouvez faire vous-même, sans aucune compétence technique.
MGI BFC, cabinet d'expertise comptable et d'audit inscrit à l'Ordre des experts comptables de Tunisie et membre du réseau MGI Worldwide, recense 18 livrables qu'une comptabilité tenue produit au cours d'un exercice en Tunisie : neuf chaque mois, deux chaque trimestre et sept à la clôture. Le contrôle le plus révélateur tient en une question : la balance générale du mois écoulé existe-t-elle ?
Neuf livrables, dont trois qui se vérifient en moins de cinq minutes.
Livrable : Un relevé des pièces manquantes, envoyé chaque mois
Vous devez recevoir la liste de ce qui manque. Si personne ne vous réclame jamais rien, c'est que personne ne vérifie que tout est là.
Livrable : Les journaux du mois, arrêtés et imprimables
Demandez le journal des achats du mois écoulé. S'il n'existe pas encore à la fin du mois suivant, la comptabilité est en retard, quoi qu'on vous dise.
Livrable : Un état de rapprochement par banque, daté
Le solde comptable et le solde du relevé doivent se réconcilier ligne à ligne. C'est le contrôle le plus simple et le plus révélateur : s'il n'est pas fait, aucun chiffre n'est fiable.
Livrable : Une balance âgée des créances et des dettes
Vous devez pouvoir dire, à tout moment, qui vous doit quoi et depuis combien de temps. Sans lettrage, ce chiffre n'existe pas.
Livrable : Un tableau rapprochant la TVA collectée du chiffre d'affaires et la TVA déductible des achats
La TVA collectée du mois doit s'expliquer par le chiffre d'affaires du mois. Un écart non expliqué devient un redressement deux ans plus tard.
Livrable : L'accusé de dépôt et la quittance de paiement
Réclamez systématiquement l'accusé. C'est la seule preuve que la déclaration est partie, et c'est le document que l'administration vous demandera.
Livrable : Les certificats de retenue remis à chaque bénéficiaire
Vos prestataires doivent recevoir leur certificat. S'ils le réclament, c'est qu'il n'a pas été établi, et la sanction du défaut de retenue est la plus lourde de toutes.
Livrable : Les bulletins, le journal de paie et l'état des charges sociales du mois
Le total du journal de paie doit se retrouver à l'identique dans la comptabilité du mois. C'est rarement vérifié et souvent faux.
Livrable : La balance générale du mois
Une balance mensuelle existe, ou elle n'existe pas. C'est la question qui tranche entre une comptabilité tenue et une comptabilité rattrapée en fin d'année.
Deux livrables, dont l'un conditionne la façon dont votre banque vous classe.
Livrable : L'accusé de déclaration et la quittance
Même règle que pour la déclaration mensuelle : l'accusé, ou rien.
Livrable : Un bilan et un état de résultat provisoires
C'est ce document qui vous dit où vous en êtes sans attendre mars de l'année suivante. Et votre banque l'exige : la circulaire BCT 91-24 demande des situations provisoires de moins de trois mois pour que votre dossier reste dans la meilleure catégorie.
Sept livrables, qui ne valent que si les précédents ont été produits en temps voulu.
Livrable : Un procès-verbal d'inventaire daté et signé
L'inventaire se fait à la clôture, sur place, pas sur tableur au mois de février. Un procès-verbal rédigé après coup ne vaut rien devant un contrôleur ni devant un commissaire aux comptes.
Livrable : Le dossier de travail justifiant chaque écriture d'arrêté
Chaque écriture d'inventaire doit pouvoir être expliquée en une phrase et justifiée par une pièce. C'est exactement ce qu'un contrôleur ou un commissaire aux comptes demandera.
Livrable : Bilan, état de résultat, état de flux de trésorerie et notes aux états financiers
Les notes font partie des états financiers. Une liasse sans notes est incomplète, et c'est pourtant ce que beaucoup de dirigeants reçoivent.
Livrable : Le tableau de détermination du résultat fiscal, réintégrations et déductions détaillées
Demandez ce tableau. C'est lui qui explique l'écart entre votre bénéfice et votre impôt, et c'est la première chose que regarde un vérificateur.
Livrable : Les accusés de dépôt de chacune
Trois acomptes dans l'année, plus la déclaration annuelle, plus la déclaration de l'employeur. Quatre à cinq accusés à archiver chaque année.
Livrable : Les documents à communiquer aux associés, les projets de résolutions et les justificatifs de dépôt
L'assemblée générale ordinaire annuelle se tient dans les six mois de la clôture, et les documents doivent partir trente jours avant. Si on vous présente les comptes en novembre, le calendrier légal est déjà manqué.
Livrable : Le dossier remis à la banque et celui remis au commissaire aux comptes
Ces dossiers se préparent, ils ne s'improvisent pas la veille. Un dossier bancaire incomplet se paie en conditions de crédit, pas en reproches.
Le livre journal et le livre d'inventaire, cotés et paraphés, doivent exister et être tenus. C'est une obligation de forme, et son absence se constate en trois minutes lors d'un contrôle.
Les pièces justificatives et les livres se conservent pendant la durée prévue par les textes. Une charge sans pièce est une charge non déductible, quelle que soit sa réalité économique.
Une demande d'éclaircissement a un délai de réponse, et ce délai court que vous ayez vu le courrier ou non. Savoir qui ouvre le courrier fiscal de la société est une question de gouvernance, pas d'intendance.
L'assemblée générale ordinaire annuelle se tient dans les six mois de la clôture de l'exercice, pour la SARL comme pour la société anonyme. Et trente jours au moins avant celle qui approuve les états financiers, des documents nommément désignés doivent être communiqués aux associés par écrit recommandé avec accusé de réception, ou par tout autre moyen laissant une trace écrite. Comptez-les.
Articles 128 et 275 du code des sociétés commerciales, l'article 128 dans sa rédaction issue de la loi n° 2019-47 du 29 mai 2019.
Un détail utile aux associés minoritaires : ceux qui représentent au moins cinq pour cent du capital social peuvent demander l'inscription de projets à l'ordre du jour, par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée avant la tenue de la première assemblée générale.
On les confond tout le temps, et cette confusion coûte cher : elle fait croire qu'un seul contrat couvre les trois, ou qu'il faut trois intervenants là où deux suffisent.
Enregistrer au jour le jour ce que fait l'entreprise, produire les déclarations qui en découlent et sortir une balance. C'est le travail décrit par cette page, et c'est un travail mensuel.
C'est ce que la plupart des dirigeants appellent « avoir un comptable ».
Reprendre les comptes à la clôture, passer les écritures d'inventaire, établir le bilan, l'état de résultat, l'état de flux et les notes, puis déterminer le résultat fiscal. C'est un travail annuel, de nature différente, et qui suppose que la tenue ait été faite correctement toute l'année.
C'est ce que l'on confie le plus souvent à un professionnel inscrit, en mission contractuelle.
Vérifier et certifier que les états financiers sont réguliers et sincères, et le dire dans un rapport à l'assemblée générale. C'est un mandat légal de trois exercices, qui n'est pas une prestation que l'on commande : il est confié par l'assemblée générale et il obéit à ses propres règles d'incompatibilité.
C'est le commissariat aux comptes, et il ne se confond avec aucun des deux précédents.
La tenue peut être assurée en interne ou confiée à l'extérieur. Lorsqu'elle est confiée, le professionnel relève de son organisation, l'Ordre des experts comptables de Tunisie ou la Compagnie des comptables de Tunisie, qui sont deux professions réglementées. Le mandat de commissaire aux comptes obéit, lui, à des règles distinctes fixées par le code des sociétés commerciales.
Voir aussi : le calendrier fiscal et social · ce que votre banque est obligée d'exiger · votre société est-elle en règle ? · faut-il un commissaire aux comptes ? · nos missions de tenue, de paie et de déclarations.
Textes cités : code des sociétés commerciales, articles 128 et 275 ; loi n° 96-112 du 30 décembre 1996 relative au système comptable des entreprises ; circulaire aux établissements de crédit n° 91-24 du 17 décembre 1991, article 8. Les échéances déclaratives sont celles du calendrier fiscal et social du site, qui en est la source unique. Page d'information générale, qui ne constitue pas une consultation.